Skip to content

DÉPENSES DE VOYAGE ET D’ACCUEIL

 

Finances / vérification et biens
DÉPENSES DE VOYAGE ET D’ACCUEIL
18.17.01.09-1-2-3
Date d’approbation03/12/2009

 

Nécessité de mettre en place des politiques Les directives propres au ministère des Services à l’enfance et à la jeunesse restreignent les dépenses selon leurs directives et exigent que les politiques de l’organisme respectent les normes de la fonction publique de l’Ontario. Par conséquent, les politiques de l’organisme tiennent compte de ces directives et s’y conforment.

Les employés et les membres du conseil ont droit au remboursement des dépenses de voyage et d’autres dépenses encourues dans le cadre de leur travail pour le compte de l’organisme.

Politique Les principes suivants régiront les pratiques en matière de remboursement des dépenses de voyage au sein de l’organisme.

Les dépenses doivent : • être liées à l’organisme; • être modestes et appropriées; • établir un équilibre entre l’économie, la santé et la sécurité et l’efficacité des opérations.

L’organisme n’assume aucune obligation quant au remboursement de dépenses qui ne respectent pas la présente politique. Si un montant est payé en trop pour des demandes de remboursement des dépenses, ce paiement en trop sera recouvré rapidement auprès du bénéficiaire. Les employés sont tenus de prendre connaissance de cette politique et d’obtenir des précisions auprès de leurs gestionnaires, au besoin. Les gestionnaires doivent veiller au respect de la présente politique et prendre des mesures correctives, au besoin.

Dépenses non remboursables : • dépenses de loisirs (p. ex. location de vidéos, minibars); • articles personnels; • contraventions de stationnement ou pour infraction au code de la route; • boissons alcoolisées; • dépenses encourues pour des amis ou des membres de la famille.

Guide des procédures et des politiques

Reçus Les reçus originaux (pas de photocopies) doivent être remis avec les demandes de remboursement des dépenses. Les bordereaux de carte de débit et de crédit ne suffisent pas pour appuyer une demande de remboursement.

Dans tous les cas, les reçus originaux et les bordereaux de carte de crédit, le cas échéant, obtenus en utilisant les cartes de crédit de l’organisme doivent être remis à la comptabilité pour procéder au rapprochement de comptes avec le relevé de carte de crédit.

Les demandes de remboursement des dépenses de voyage seront conservées dans le même format et pour la même période que toutes les demandes de paiement au compte créditeur de l’organisme.

Délai pour présenter une demande de remboursement L’organisme n’assume aucune obligation quant au remboursement des dépenses présentées plus de quatre-vingt-dix (90) jours après la date à laquelle ces dépenses ont été encourues. Des exceptions seront accordées uniquement à la discrétion du directeur ou du directeur administratif.

Vérification Les gestionnaires responsables de l’approbation des demandes de remboursement des dépenses doivent surveiller la conformité avec la présente politique. Les limites d’approbation des dépenses sont définies dans la politique sur le signataire autorisé désigné de l’organisme.

Directives concernant les exceptions Les demandes de remboursement ne doivent pas être rejetées uniquement parce qu’elles découlent d’une erreur ou d’une fausse interprétation des exigences de la présente politique. Les décisions d’approuver le remboursement exceptionnel doivent être examinées au cas par cas et approuvées par le directeur ou le directeur administratif de l’employé. La décision de faire une exception pour une demande de remboursement sera guidée par les principes suivants : • la confiance – faire preuve de discrétion et de latitude afin d’agir de façon juste et raisonnable; • la souplesse – les décisions de la direction respectent l’obligation de tenir compte des besoins et intérêts des personnes et d’y répondre et de prendre en considération les circonstances imprévues. • l’intendance – assurer une application cohérente, juste et équitable de la présente politique en tenant compte de toutes les circonstances lors du respect de la responsabilité commune d’utiliser les ressources de l’organisme de façon judicieuse et prudente.

Lorsqu’un directeur décide d’exercer son pouvoir discrétionnaire pour faire une exception et pour assurer un dossier approprié aux fins de vérification, la justification de l’exception doit être documentée et accompagnée de la demande de remboursement des dépenses.

Avances de voyage En général, l’organisme n’accordera pas d’avances de voyage. Lorsqu’on prévoit un voyage de longue durée (plus de deux jours), une avance de fonds peut être fournie à la discrétion du directeur des finances et des services de TI. Aucune avance de voyage à partir de la petite caisse ou inférieure à 100 $ ne sera fournie. Des exceptions peuvent parfois être accordées (l’organisme doit préciser, au besoin). Programmes de fidélisation Les employés peuvent participer à des programmes de fidélisation (c.-à-d. des programmes de grands voyageurs) à condition qu’ils choisissent le moyen de transport le plus économique.

Approbation du voyage • Le voyage normal lié à un service direct ou une autre activité de l’organisme et se déroulant à l’intérieur de son territoire ne nécessite pas une approbation préalable – ces demandes de remboursement sont approuvées après avoir été engagées. Les directives concernant les dépenses courantes régiront les demandes de remboursement des dépenses de l’organisme et s’appliquent à un voyage au sein du « territoire de compétence » de l’organisme. • Le voyage à l’extérieur du territoire de l’organisme nécessite l’approbation préalable du superviseur immédiat de l’employé. Les directives de l’organisme concernant les dépenses courantes régiront les demandes de remboursement. • Le voyage à l’extérieur de l’Ontario (y compris à des endroits définis par les organismes individuels dans « territoire de compétence ») nécessite l’approbation préalable d’un directeur ou d’un directeur administratif. Les directives de l’organisme concernant les dépenses courantes régiront les demandes de remboursement. • Le voyage à l’extérieur du Canada (à l’exception des endroits définis par les organismes individuels dans « territoire de compétence ») comme les endroits près de la frontière des États-Unis nécessite l’approbation préalable du directeur administratif. Une analyse détaillée des coûts proposés du voyage sera essentielle au processus d’approbation, mais les dépenses personnelles ne seront en aucun cas remboursées par l’organisme.

Une proposition de voyage à l’extérieur de l’Ontario et du Canada doit comprendre une justification écrite afin de démontrer que le voyage est essentiel au respect des priorités organisationnelles ainsi que de la documentation afin de démontrer que les préparatifs de voyage demandés (c.-à-d. le moyen de transport, l’hébergement, etc.) sont économiques, y compris une ventilation détaillée de toutes les dépenses qui devront être engagées.

Assurance médicale/maladie Le coût d’une assurance médicale/maladie privée pour un voyage ne sera pas remboursé aux employés étant donné qu’une protection en cas de maladie, de blessure ou de décès est offerte dans le cadre du régime d’assurance-maladie de l’organisme.

Assurance du véhicule Seuls les employés possédant un permis de conduire valide sont autorisés à conduire leur véhicule ou d’autres véhicules dans le cadre des affaires de l’organisme. Les véhicules personnels utilisés dans le cadre des affaires de l’organisme doivent être assurés aux frais du propriétaire du véhicule grâce à une police de responsabilité automobile personnelle. La protection doit être égale ou supérieure à l’assurance responsabilité minimale indiquée dans la Loi sur les assurances. Les conducteurs doivent eux-mêmes s’assurer que leur police d’assurance automobile comprend l’utilisation à des fins professionnelles de leurs véhicules. L’organisme ne rembourse pas les coûts de la couverture liée à l’usage professionnel ou de l’assurance-collision et responsabilité.

L’organisme n’assume aucune responsabilité financière pour les véhicules personnels autre que le paiement du taux par kilomètre lorsque le véhicule est utilisé à des fins professionnelles. L’organisme n’est pas responsable du remboursement de la franchise liée à la protection. Les personnes conduisant un véhicule personnel dans le cadre de leurs fonctions au sein de l’organisme ne peuvent pas présenter à l’organisme une demande de remboursement pour des dommages découlant d’une collision.

Les accidents doivent être immédiatement signalés aux autorités policières locales, à l’agence de location de voitures (le cas échéant), au concessionnaire automobile (si vous utilisez un véhicule personnel) et au superviseur immédiat de l’employé. Location de voitures Toute la voiture louée ne doit pas dépasser une voiture intermédiaire. Le surclassement afin d’obtenir une grosse voiture est autorisé si les frais facturés ne dépassent pas les frais de location pour une voiture intermédiaire. Toute exception doit être documentée et approuvée par écrit. Les frais de location d’une voiture de luxe ou de sport ne seront en aucun cas remboursés.

Il faut faire le plein d’essence de la voiture de location avant de la retourner afin d’éviter les frais d’essence plus élevés imposés par l’agence de location de voitures. Les employés peuvent choisir d’utiliser l’autoroute 407. Les allocations de parcours pour l’autoroute à péage électronique seront remboursées par l’organisme à l’agence de location de voitures ou à l’employé à condition que les documents appropriés soient joints à la demande de remboursement des dépenses.

Les employés doivent utiliser le moyen de transport le plus économique. Par exemple, les employés doivent louer un véhicule pour tout déplacement d’une journée où la distance aller-retour est supérieure à 240 kilomètres. Le non-respect de cette disposition entraînera l’obligation d’estimer soi-même le coût du kilométrage non payé. Si l’employé choisit d’utiliser son propre véhicule lorsqu’il est plus économique de louer un véhicule, l’employé recevra un montant équivalent au taux de location quotidien en plus du coût de l’essence. Les locations de voitures doivent être effectuées auprès du fournisseur préféré de l’organisme.

Taux de remboursement par kilomètre pour l’utilisation du véhicule personnel Les taux de remboursement sont établis en fonction de la convention collective de l’organisme pour tous les employés, y compris les employés ne faisant pas partie d’une unité de négociation.

Les demandes de remboursement des dépenses doivent être présentées en utilisant le formulaire approuvé de l’organisme et doivent comprendre les renseignements suivants : • le nom/numéro du dossier ou l’objet de la dépense; • l’adresse de départ; • l’adresse d’arrivée (ou le nom de l’établissement); • le nombre de kilomètres parcourus; • la date du voyage;

Les employés peuvent demander le remboursement de frais de voyage à partir du lieu de travail permanent de l’employé vers le bureau désigné où l’employé de l’organisme passera la journée. Dans tous les cas, les frais de voyage sont remboursés du lieu de travail permanent de l’employé vers sa destination. Les frais de déplacement de la maison jusqu’au lieu de travail sont remboursables uniquement s’ils ont pour effet de réduire le nombre total de kilomètres réclamés (c.-à-d. votre domicile est plus près de votre destination que votre lieu de travail permanent). Les frais de déplacement de la maison au lieu de travail permanent de l’employé ne sont en aucun cas couverts.

Transport en taxi Les transports en commun locaux et les services de navettes de l’hôtel doivent être utilisés dans la mesure du possible.

Lorsqu’aucun autre moyen de transport n’est disponible ou pratique, les frais de transport en taxi seront remboursés uniquement sur présentation de reçus.

Transport ferroviaire Le transport par train (classe touriste) est autorisé lorsqu’il s’agit du moyen de transport le plus pratique et économique.

Transport aérien Le transport par avion est autorisé lorsqu’il s’agit du moyen de transport le plus pratique et économique. Le voyage en classe économique est la norme. Les frais de voyage dans les classes tarifaires supérieures à la classe économique seront remboursés uniquement au taux de la classe économique.

Autres frais de voyage Le coût de la location d’une chambre d’hôtel dans la région géographique de l’organisme ne sera généralement pas remboursé. Des situations exceptionnelles ou urgentes dans le cadre desquelles les employés habitant à l’extérieur de la ville doivent demeurer dans le territoire de l’organisme jusqu’au lendemain pourraient survenir, par exemple, lors du prolongement des séances de négociation collective, d’importants projets de TI, etc. et ces situations peuvent être approuvées à la discrétion du gestionnaire.

Pour tout hébergement de nuit, il faut obtenir l’autorisation du gestionnaire avant de dépenser les fonds.

Le coût d’un hébergement en chambre individuelle standard ou l’équivalent sera remboursé. Le personnel qui réserve une suite, une chambre directoriale ou une chambre avec services de concierge recevra un remboursement équivalent au coût d’une chambre individuelle au même endroit.

Pour les séjours prolongés à un seul endroit à l’extérieur de la ville, l’hébergement à long terme doit être approuvé par un directeur ou un directeur administratif pour profiter des taux hebdomadaires ou mensuels moins élevés. Cela peut comprendre la location de services d’entretien ménager.

Autres frais remboursables Les pourboires versés pour les repas, les services à la chambre d’hôtel et les taxis seront remboursés jusqu’à un taux maximal de 15 %, tout montant excédant ce taux doit être assumé par l’employé. De même, les dépenses raisonnables liées aux parcomètres, aux billets d’autobus et aux billets de métro seront remboursées.

Appels à la maison Le coût raisonnable d’appels personnels effectués à la maison chaque soir à l’extérieur sera remboursé. Les téléphones cellulaires doivent être utilisés dans la mesure du possible afin de réduire les coûts.

Autres dépenses professionnelles Lorsque vous voyagez pour les affaires de l’organisme, d’autres dépenses professionnelles peuvent être encourues qui ne sont pas spécifiquement prévues dans la présente politique. Ces dépenses raisonnables comme les appels professionnels, l’utilisation du téléphone en avion/train, les frais d’accès à un ordinateur, les photocopies, les frais de télécopieur seront remboursés sur présentation de reçus.

Frais de repas Les frais de repas raisonnables et appropriés seront remboursés sous réserve de l’approbation du gestionnaire ou du directeur de l’employé lorsque celui-ci doit travailler ailleurs qu’à son lieu de travail pour une période de travail débordant sur les heures normales de repas.

Exemples • Si un employé travaille toute la journée (de 9 h à 16 h) en dehors du bureau, il peut demander un remboursement des frais de repas. • Si un employé travaille deux jours de suite, y compris le déplacement, le déjeuner et le dîner pour la première journée et le petit-déjeuner et le déjeuner la deuxième journée, il peut également demander un remboursement.

Des reçus originaux détaillés doivent être présentés. Le remboursement ne doit pas dépasser le montant dépensé (y compris les taxes et le pourboire) indiqué sur le reçu.

Le remboursement des frais de repas qui dépassent les taux établis dans la présente politique peut être approuvé par les gestionnaires si le remboursement respecte l’énoncé de la politique à la page un de ce document. Chaque demande de remboursement doit être accompagnée d’un reçu original et d’une explication écrite suffisamment détaillée lorsque l’allocation de repas est dépassée.

Aucun remboursement ne sera accordé pour des repas consommés chez soi avant le départ ou au retour ni pour les repas compris dans les frais de transport, d’hébergement, de séminaire ou de conférence.

En ce qui concerne les demandes de remboursement des frais de repas pour une journée complète (c.‑à‑d. petit-déjeuner, déjeuner et dîner), les employés peuvent affecter l’allocation de repas totale quotidienne de 75 $ entre les repas en respectant un montant maximal suggéré de 30 $ pour tout repas.

Frais de repas Clients Nous croyons qu’il n’est pas judicieux d’encourager l’attente selon laquelle les employés amènent toujours un client (un enfant ou un adulte) manger lorsqu’ils sont en visite et nous n’encourageons pas cette pratique. Par contre, nous reconnaissons que, dans certaines circonstances, les employés peuvent défrayer le coût du repas ou du café de clients. Lorsque ces situations sont autorisées par un gestionnaire, ces dépenses seront remboursées dans les mêmes limites que les frais de repas susmentionnés. Si un employé a des doutes à savoir si une dépense est appropriée, il doit communiquer avec son gestionnaire avant de dépenser les fonds.

Chaque fois qu’un employé amène un client manger, la demande de remboursement des dépenses doit être justifiée par la présentation d’un reçu détaillé, en indiquant le nom du client (ou le numéro de dossier) et en indiquant le motif.

Cartes de crédit Les achats faits par carte de crédit doivent être justifiés en présentant à la comptabilité les reçus détaillés fournis afin de procéder au rapprochement des comptes avec le relevé de carte de crédit. Un bordereau de carte de crédit n’est pas considéré comme étant suffisamment détaillé.

Consultez la politique sur les cartes de crédit pour de plus amples renseignements.

Accueil L’accueil est la fourniture de nourriture, de boissons, d’hébergement, de transport et d’autres commodités aux frais de l’organisme aux personnes qui ne travaillent pas pour le compte de l’organisme, sauf à titre d’appréciation ou de mesure incitative. L’accueil doit se faire de façon économique, cohérente et appropriée lorsqu’il facilite les affaires de l’organisme ou est considéré comme souhaitable à titre de mesure de courtoisie. Les frais d’accueil doivent correspondre au statut du ou des invités, au nombre de personnes présentes et au but commercial à atteindre.

Lorsque des activités d’accueil sont organisées par l’organisme et que des fournisseurs ou des fournisseurs potentiels de l’organisme font partie des invités, les gestionnaires doivent obtenir l’approbation préalable afin de s’assurer que l’accueil offert n’a pas pour effet d’accorder un traitement de faveur à l’un ou l’autre des fournisseurs ni ne soit perçu comme tel.

L’acceptation de marques d’hospitalité de la part de fournisseurs, actuels ou potentiels, peut constituer un conflit d’intérêt et peut donc être interdite. Les gestionnaires doivent s’assurer que les employés sont conscients de leurs obligations relatives aux conflits d’intérêts. Les hôtes doivent veiller à ce que les relevés des frais d’accueil indiquent ce qui suit : • les circonstances de l’activité (but commercial); • la forme de l’activité d’accueil; • les frais justifiés par des reçus; • le nom et l’endroit de l’établissement; • les noms, titres et entreprises des participants; • les approbations par les personnes appropriées à l’organisme.

Bénéficiaires de l’accueil Des cadeaux d’appréciation peuvent être acceptés s’ils sont de nature symbolique et ont une valeur maximale de 30 $. Tout cadeau d’une valeur supérieure à 30 $ doit être justifié et approuvé par le gestionnaire ou le directeur du bénéficiaire. Lorsque des marques d’hospitalité sont offertes aux employés ou membres du conseil de l’organisme, les directives sur le conflit d’intérêt auront préséance afin de déterminer si ces marques d’hospitalité peuvent être raisonnablement acceptées. En cas de doute, l’employé doit consulter son gestionnaire.

Responsabilités des demandeurs Lors de l’organisation du voyage, toutes les demandes de remboursement doivent : • prendre en considération les solutions de rechange au voyage comme la téléconférence et la vidéoconférence et obtenir l’approbation des autorités appropriées; • avoir recours aux fournisseurs de services désignés par l’organisme, s’il y a lieu; • demander et accepter des tarifs inférieurs; • fournir un itinéraire et informer le gestionnaire de toute modification afin qu’on puisse communiquer avec les voyageurs en cas d’urgence; • annuler les réservations d’hôtel avant 18 h afin d’éviter les frais de défaut de se présenter; • présenter toutes les demandes de remboursement des dépenses dans les délais prescrits – l’organisme ne sera pas responsable des demandes de remboursement des dépenses présentées 90 jours après avoir dépensé les fonds; • fournir des explications pour les dépenses inhabituelles; • fournir des reçus originaux pour toutes les demandes de remboursement des dépenses; • fournir des descriptions pour toutes dépenses réclamées.

Responsabilités des approbateurs • S’assurer que les dépenses respectent cette politique. • Déterminer quand le voyage d’affaires doit être effectué et l’autoriser. • S’assurer que les préparatifs de voyage respectent cette politique. • Communiquer avec l’employé pour s’assurer que les préparatifs de voyage répondent à leurs besoins et intérêts et respectent les politiques en matière de voyage de l’organisme. • S’assurer que les reçus appropriés sont fournis afin de justifier les demandes de remboursement des dépenses. • S’assurer que les dépenses inhabituelles sont bien expliquées ou qu’une justification est donnée pour une approbation préalable. • S’assurer que la justification d’une exception est documentée et accompagne la demande de remboursement des dépenses. • S’assurer que tous les employés sont informés des directives sur le conflit d’intérêt.

Le 19 août 2009 Approuvé par le conseil le 3 décembre 2009